Betaal je wel eens iemand die niet bij je in dienst is, bijvoorbeeld een freelancer, spreker of opdrachtnemer?
Dan is het goed om te weten dat je in sommige gevallen verplicht bent om deze betalingen uiterlijk 31 januari van het volgende jaar door te geven aan de Belastingdienst.
Ben je een inhoudingsplichtige uitbetaler voor de loonheffingen, dan moet je deze gegevens uit eigen beweging aanleveren. Je ontvangt hiervoor geen aparte uitnodiging. Dit geldt ook voor collectieve beheerorganisaties. Ben je geen inhoudingsplichtige uitbetaler, dan hoef je alleen gegevens aan te leveren als je daarvoor wordt uitgenodigd. Zonder uitnodiging is het niet verplicht, al mag je het wel vrijwillig doen.
De aanleverplicht geldt wanneer de ontvanger niet bij jou in dienst is én geen factuur stuurt, of een factuur stuurt zonder btw (bijvoorbeeld 0% btw of geen btw vermeld). Ook een beloning in natura, zoals goederen of diensten in plaats van geld, moet je opgeven tegen de waarde in het economisch verkeer.
Je moet daarbij niet alleen het betaalde bedrag en de datum van uitbetaling vastleggen, maar ook persoonsgegevens van de ontvanger, zoals naam, adres, geboortedatum en het BSN. Een goede en volledige administratie is hierbij essentieel.
Niet alle betalingen hoef je door te geven. Zo geldt de aanleverplicht niet als je een factuur met btw ontvangt, als het gaat om vrijwilligersvergoedingen binnen de geldende grenzen, of bij bepaalde betalingen aan artiesten en buitenlandse beroepssporters. Ook betalingen aan erfgenamen van makers van bijvoorbeeld teksten, wetenschappelijk werk, kunst of foto’s, en aan erfgenamen van uitvoerende kunstenaars zoals muzikanten of acteurs, hoef je niet aan te leveren.
Twijfel je of jij moet aanleveren of heb je vragen over jouw specifieke situatie? Wij kunnen voor je beoordelen of er sprake is van een aanleverplicht en waar je rekening mee moet houden, zodat je weet waar je aan toe bent en tijdig actie kunt ondernemen.