Stel je voor: een medewerker van de HR-afdeling zet haar handtekening onder een overeenkomst met een externe partij. Alles lijkt geregeld, de samenwerking loopt en er worden zelfs facturen gestuurd. Totdat het misgaat: blijkt die medewerker eigenlijk helemaal niet bevoegd om het contract te ondertekenen. Het gevolg? Een hoop gedoe, terugbetalingen en juridische kosten.
Precies dat speelde onlangs bij het Hof Den Haag. Een HR-medewerker had een wervingsovereenkomst ondertekend met een extern bureau. Toen een kandidaat daadwerkelijk in dienst trad, stuurde het bureau een forse rekening. De werkgever weigerde te betalen, met als belangrijkste argument: onze HR-medewerker mag ons bedrijf helemaal niet vertegenwoordigen bij het sluiten van dit soort contracten.
De kern van het probleem
De vraag was dus: kan een bedrijf toch gebonden zijn aan een overeenkomst die is ondertekend door iemand zonder bevoegdheid?
Volgens de wet kan dat, maar alleen als de andere partij er gerechtvaardigd op mocht vertrouwen dat de medewerker wel bevoegd was. Bijvoorbeeld omdat er duidelijke signalen waren vanuit het bedrijf zelf die zo’n indruk wekten.
Het hof keek heel kritisch naar de omstandigheden:
- Dat de medewerker bij HR werkte, was niet genoeg.
- Dat ze intern was aangewezen als contactpersoon, was ook onvoldoende.
- Dat ze een zakelijk e-mailadres gebruikte, maakte het niet anders.
- En zelfs het feit dat de samenwerking resultaat opleverde, gaf geen reden om te denken dat zij bevoegd was om de overeenkomst te sluiten.
Kortom: er was geen schijn van vertegenwoordigingsbevoegdheid. Het contract bleek ongeldig, en het bureau moest ruim € 17.000 terugbetalen, plus rente en proceskosten.
Schijn van vertegenwoordigingsbevoegdheid
In een andere zaak werd echter wel geoordeeld dat er sprake was van schijn van vertegenwoordigingsbevoegdheid. Zo had de medewerker die de overeenkomst ondertekende de functie van coördinator zorginkoop. Wanneer een dergelijke medewerker naar buiten toe de indruk wekt bevoegd te zijn, kan dit onder omstandigheden aan de onderneming worden toegerekend. Niet alleen het actief wekken, maar ook het laten voortbestaan van die schijn kan ertoe leiden dat een wederpartij er gerechtvaardigd op mag vertrouwen dat de betreffende medewerker bevoegd is namens de onderneming te handelen. Hierdoor werd onderneming alsnog gebonden aan overeenkomsten die formeel door een onbevoegde medewerker werden gesloten.
Wat kunnen bedrijven hiervan leren?
Dit voorbeeld laat zien hoe belangrijk het is om intern goed te regelen wie wel en wie niet bevoegd is om namens de onderneming overeenkomsten aan te gaan. Het voorkomt niet alleen interne verwarring, maar ook kostbare rechtszaken.
- Voor werkgevers: wees duidelijk in je interne processen. Zorg dat alleen bevoegde personen contracten ondertekenen. Maak dit ook kenbaar richting externe partijen.
- Voor wederpartijen: check altijd vooraf het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. Daar zie je wie de onderneming rechtsgeldig mag vertegenwoordigen. Dat extra stapje kan je duizenden euro’s en veel hoofdpijn besparen.
Conclusie
Sta als bedrijf altijd stil bij de mensen die namens jouw onderneming naar buiten treden. En nog belangrijker: zorg dat overeenkomsten alleen worden ondertekend door de juiste, bevoegde personen. Als wederpartij is het je verantwoordelijkheid om dat ook te controleren.
Heb je vragen over dit onderwerp? Neem dan gerust contact met ons op via: ln.wal-xat-oilisnoc@xkirdneh.euqinad