Enkele weken geleden hebben wij je geïnformeerd over het gebruikelijk loon van een directeur grootaandeelhouder (DGA). Omdat dit een belangrijk thema is en wij hier veel vragen over hebben gekregen, willen we nog iets meer uitleg geven over dit onderwerp.
Voor veel DGA’s voelt een arbeidsovereenkomst als een formaliteit. Je bent immers aandeelhouder, vaak ook bestuurder en in de praktijk bepaal je grotendeels zelf hoe je werkt en wordt beloond. Toch is een arbeidsovereenkomst voor een DGA juridisch en fiscaal van groot belang. In de praktijk zien wij regelmatig dat deze overeenkomst ontbreekt of sterk verouderd is, terwijl dat juist risico’s met zich brengt die eenvoudig te voorkomen zijn.
Ook voor een DGA geldt in beginsel de wettelijke verplichting om afspraken over arbeid vast te leggen. De wet kent geen uitzondering voor directeuren grootaandeelhouders. De arbeidsovereenkomst is weliswaar vormvrij, maar juist het schriftelijk vastleggen van afspraken zorgt voor duidelijkheid en bewijs. Niet alleen tussen de DGA en de vennootschap, maar ook richting derden zoals de Belastingdienst, andere aandeelhouders, crediteuren en een curator bij faillissement.
In een arbeidsovereenkomst worden arbeidsrechtelijke afspraken vastgelegd, zoals de aard van de werkzaamheden, het salaris, vakantiedagen, loondoorbetaling bij ziekte en opzegtermijnen. Voor een DGA is dit niet anders dan voor een reguliere werknemer. Ook kan in de overeenkomst worden afgeweken van wettelijke regelingen, mits dit duidelijk en rechtsgeldig gebeurt. Juist bij ziekte of een langdurige arbeidsongeschiktheid kan het ontbreken van duidelijke afspraken tot discussie leiden.
Daarnaast heeft de arbeidsovereenkomst een belangrijke fiscale functie. De afspraken over het salaris vormen de basis voor de toepassing van de gebruikelijkloonregeling. De fiscus verlangt dat een DGA een loon ontvangt dat gebruikelijk is voor de verrichte werkzaamheden. Daarbij wordt gekeken naar het loon uit een vergelijkbare dienstbetrekking, het loon van de meestverdienende werknemer binnen de vennootschap of het wettelijke normbedrag. Door het loon en eventuele aanvullende vergoedingen goed vast te leggen in de arbeidsovereenkomst, ontstaat een duidelijke en verdedigbare fiscale onderbouwing.
Ook andere beloningsbestanddelen spelen hierbij een rol. Denk aan het ter beschikking stellen van een auto, de bijtelling voor privégebruik, reiskostenvergoedingen, vaste kostenvergoedingen, thuiswerkvergoedingen en eventuele bonussen. Voor al deze elementen gelden specifieke fiscale voorwaarden. Een arbeidsovereenkomst maakt inzichtelijk welke voordelen zijn toegekend en op welke grondslag, wat discussies met de Belastingdienst helpt voorkomen.
Het belang van een arbeidsovereenkomst blijkt vooral in bijzondere situaties. Bij een faillissement heeft een curator de overeenkomst nodig om te beoordelen of loonbetalingen rechtmatig zijn geweest. Ontbreekt een schriftelijke overeenkomst, dan bestaat het risico dat betalingen worden aangemerkt als onverschuldigd en moeten worden terugbetaald. Ook bij liquiditeitsproblemen of bij toetreding van nieuwe aandeelhouders biedt de arbeidsovereenkomst duidelijkheid over de financiële verplichtingen van de vennootschap richting de DGA.
Kortom, een arbeidsovereenkomst voor een DGA is geen overbodige formaliteit, maar een essentieel document voor iedere DGA. Het zorgt voor juridische duidelijkheid, fiscale onderbouwing en bescherming bij onverwachte situaties. Zeker nu wetgeving en fiscale regels de afgelopen jaren zijn veranderd, is het verstandig om bestaande arbeidsovereenkomsten kritisch te laten beoordelen en waar nodig te actualiseren.
Heb je vragen over een DGA-overeenkomst of heb je vragen over de optimale inrichting van jouw ondernemingsstructuur, neem dan gerust contact met ons op via ln.wal-xat-oilisnoc@xkirdneh.euqinad. We kijken graag met je mee.
Geschreven door Nina Herzig, juridisch stagiaire