Waarom de UBO-registratie zo belangrijk is: de stand in 2026

Je opent een zakelijke rekening, sluit een lening af of laat een akte opstellen bij de notaris. En opeens vraagt de bank: wie is de UBO van entiteit? Voor veel ondernemers voelt dat als papierwerk. Toch is de UBO-registratie een wettelijke plicht waaraan voldaan moet worden, gebeurt dit niet dan kan dit grote gevolgen hebben

In eerdere blogs schreven we al over de aankomende wijzigingen en over de Wijzigingswet beperking toegang UBO-registers. Inmiddels is er veel gebeurd: de wet is in werking, er zijn nieuwe boetes en Europese regels staan voor de deur. In deze blog zetten we op een rij waarom de UBO zo belangrijk is en wat je als ondernemer nu moet regelen.

Wat is een UBO?

UBO staat voor Ultimate Beneficial Owner: de uiteindelijk belanghebbende. Dat is de natuurlijke persoon die aan de touwtjes trekt of profiteert van een organisatie. In de praktijk is dat iemand die:

• Meer dan 25% van de aandelen of het eigendomsbelang heeft;
• Meer dan 25% van de stemrechten heeft; of
• Op een andere manier feitelijke zeggenschap uitoefent, bijvoorbeeld via een holding of afspraken.

Is er niemand die aan deze criteria voldoet? Dan wordt het hoger leidinggevend personeel, meestal de bestuurders, als UBO ingeschreven. Dat heet een pseudo-UBO.

Het UBO-register van de KvK bestaat sinds 27 september 2020. Onder meer bv's, nv's, vof's, coöperaties, stichtingen en verenigingen moeten hun UBO's inschrijven bij de KVK. Bestaande organisaties moesten dat uiterlijk 27 maart 2022 doen, nieuwe organisaties doen het direct bij de inschrijving in het handelsregister. Eenmanszaken en beursgenoteerde ondernemingen zijn uitgezonderd.

Waarom is de UBO zo belangrijk?

Het UBO-register is er om witwassen, fraude en terrorismefinanciering tegen te gaan. Criminelen verschuilen zich graag achter een web van bv's, stichtingen en buitenlandse vennootschappen. Door vast te leggen wie er echt achter een organisatie zit, wordt dat lastiger.

Voor jou als ondernemer is een correcte registratie belangrijk. Banken, notarissen en adviseurs moeten je UBO controleren en kunnen bij afwijkingen vragen stellen of een transactie vertragen. Bovendien laat een juiste registratie zien dat je organisatie transparant en betrouwbaar is.

Wie kan jouw gegevens zien?

Hoewel het UBO-register niet meer openbaar is, blijft inschrijving verplicht. In november 2022 oordeelde het Hof van Justitie van de EU dat volledige openbare toegang tot het register in strijd was met de privacywetgeving. Daarom sloot de KVK de openbare toegang.

Sinds 16 juli 2025 hebben alleen bepaalde partijen toegang tot de gegevens, zoals toezichthouders, de FIU, banken, notarissen, accountants en andere bevoegde overheidsorganen. Ook organisaties kunnen hun eigen UBO-gegevens inzien. Het kabinet werkt daarnaast aan toegang voor partijen met een legitiem belang, zoals journalisten, maatschappelijke organisaties en potentiële contractpartners.

Vanaf 10 juli 2027 verandert de UBO-regelgeving opnieuw. Dan geldt dat iemand met 25% of meer belang als UBO kan worden aangemerkt, in plaats van alleen bij een belang van meer dan 25%.

Wat als je het niet regelt?

Niet of onjuist inschrijven is een economisch delict, waarvoor strafrechtelijke vervolging mogelijk is. Sinds 1 januari 2026 kan de Dienst Financieel-Economische Integriteit (DFEI) van het ministerie van Financiën daarnaast een bestuurlijke boete opleggen. De boete kan oplopen als de overtreding wordt herhaald binnen vijf jaar:

Minstens zo vervelend zijn de praktische gevolgen: een bank die je rekening blokkeert, een notaris die een akte niet passeert of een financiering die stilvalt.

Checklist: is jouw UBO-registratie op orde?

1. Controleer of je organisatie inschrijfplichtig is.
2. Bepaal wie er meer dan 25% belang, stemrecht of feitelijke zeggenschap heeft. Kijk ook door holdings heen.
3. Check of de gegevens in het UBO-register nog kloppen.
4. Geef wijzigingen binnen 7 dagen door aan de KVK, bijvoorbeeld na een aandelenoverdracht of een nieuwe bestuurder.
5. Bewaar de stukken waaruit blijkt wie de UBO is, zoals het aandeelhoudersregister.

Hulp nodig?

Veel ondernemers staan er niet bij stil, maar een goede UBO-registratie is belangrijk. Je bank, notaris of accountant moet kunnen nagaan wie er echt achter je organisatie zit. Klopt de registratie niet, dan loop je het risico op een boete, en een bank- of notariszaak kan stilvallen. Daarom is het verstandig om je registratie nu na te lopen, en niet pas als de bank erom vraagt.

De UBO-registratie lijkt eenvoudig, maar bij holdingstructuren, stichtingen of familiebedrijven is het vaak puzzelen. Consilio Tax & Law kan je door het hele traject begeleiden. We bepalen wie je UBO's zijn en verzorgen de registratie bij de KVK. Ook helpen we je met het opvragen van een uittreksel en het doorgeven van wijzigingen. Neem contact met ons op via ln.thcirtsaam-oilisnoc@ofni of 043-7600163. Onze juristen en fiscalisten kijken graag met je mee.

geschreven door Kaan Pamuk, juridisch stagiair