Vanaf 1 januari 2022 gelden nieuwe regels met betrekking tot de reiskostenvergoeding. Ook is het vanaf dan mogelijk om een onbelaste thuiswerkvergoeding te geven van €2 per thuiswerkdag. Hoe zit dit precies?
Samenloop thuiswerk- en reiskostenvergoeding niet mogelijk
Vanaf 1 januari heeft de werkgever de mogelijkheid om een thuiswerkvergoeding van €2 per werkdag te vergoeden aan de werknemer, mits aangewezen als eindheffingsloon. De nieuwe thuiswerkvergoeding van €2 is gericht vrijgesteld in de werkkostenregeling en kan dus onbelast worden vergoed. De nieuwe gerichte vrijstelling komt bovenop de al bestaande thuiswerk gerelateerde gerichte vrijstellingen (zoals apparatuur en voorzieningen op grond van de arbeidsomstandighedenwet). De thuiswerkvergoeding komt niet ten laste van de vrije ruimte binnen de werkkostenregeling. De vergoeding geldt ook als maar een deel van de dag thuis wordt gewerkt. Let wel op: er is geen samenloop mogelijk tussen de reiskostenvergoeding en de thuiswerkvergoeding. Per dag kun je kiezen voor óf de reiskostenvergoeding óf voor de thuiswerkvergoeding.
Maar hoe werkt dit nu bij een vaste vergoeding?
Momenteel geldt voor de vaste reiskostenvergoeding de 128 dagen regeling. Deze regeling werkt (kort samengevat) als volgt: als een werknemer ten minste 128 dagen per kalenderjaar naar een vaste werkplek reist, mag de werkgever een vaste onbelaste reiskostenvergoeding geven alsof de werknemer 214 dagen naar de vaste werkplek reist. Bij parttimers wordt de 128 dagen regeling met de parttime factor vermenigvuldigd (bijvoorbeeld: bij een werkweek van 4 werkdagen worden de 128 en de 214 hiervoor genoemd vermenigvuldigt met 4/5, een uitgebreider voorbeeld vindt u in de volgende paragraaf). Vanwege corona is met betrekking tot deze regeling gedaan alsof het normale reispatroon, zoals deze was voor corona, hetzelfde is gebleven.
Vanaf 1 januari wordt bovenstaande 128 dagen regeling gewijzigd. Vanaf dan wordt een specifieke thuiswerkkostenvergoeding in het leven geroepen. Bij de vaste thuiswerkvergoeding wordt, net als bij de vaste reiskostenvergoeding, gebruik gemaakt van een separate 128-dagenregeling. Om het verschil tussen de oude regeling en de nieuwe regeling duidelijk te maken zullen we kijken naar een voorbeeld. Op het voorbeeld passen we eerst de huidige regeling toe, daarna zullen we de nieuwe regeling toepassen.
Voorbeeld regeling 2021
De huidige 128-dagenregeling (zonder de nieuwe thuiswerkvergoeding) maakt het mogelijk de reiskostenvergoeding door te betalen aan een werknemer die structureel thuiswerkt, als de werknemer 128 dagen naar de vaste werkplek reist. Om dit nader toe te lichten maken we gebruik van een voorbeeld. Stel dat een werknemer 4 dagen in de week werkt waarvan hij 1 dag per week thuis werkt en 3 dagen op de vaste werkplek werkt. De woon-werk afstand heen en terug van de werknemer is 30 kilometer. De werknemer zal voldoen aan de voorwaarde van de 128 dagenregeling als hij ten minste 102 dagen (4/5 van 128 dagen) van het kalenderjaar naar de vaste werkplek reist. Als hieraan is voldaan mag een vergoeding worden berekend alsof de werknemer ten hoogste 172 dagen (4/5 van 214 dagen) naar de vaste werkplek heeft gereisd op kalenderjaarbasis. De vergoeding zal dan ongeveer €82 per maand zijn ((172 dagen x 30 kilometer x €0,19)/12 maanden).
Voorbeeld vanaf 2022
Reiskosten: Vanaf 1 januari 2022 voldoet de werknemer uit voorgaand voorbeeld aan de voorwaarden van de 128 dagenregeling als hij ten minste 76 dagen (3/5 van 128 dagen) naar de vaste werkplek reist. Als hieraan voldaan is, is er een vergoeding alsof er 129 dagen (3/5 van 214) naar de vaste werkplek is gereisd door de werknemer. De reiskostenvergoeding bedraagt derhalve afgerond €62 per maand ((129 dagen x 30 kilometer x €0,19)/12 maanden).
Thuiswerkvergoeding: ten aanzien van de thuiswerkvergoeding wordt voldaan aan de voorwaarde van de 128 dagenregeling als de werknemer uit ons voorbeeld minstens 25 dagen (1/5 van 128) op kalenderjaarbasis thuiswerkt. Als hieraan wordt voldaan dan geldt er een vergoeding alsof de werknemer 43 dagen (1/5 van 214 dagen) op kalenderjaarbasis heeft thuisgewerkt. De thuiswerkvergoeding bedraagt dan afgerond €7 per maand (43 dagen x €2/12 maanden). Als we de reiskostenvergoeding en de thuiswerkvergoeding bij elkaar optellen komen we bij de nieuwe regeling uit op een gecombineerde vaste vergoeding van € 69 (€62 + €7).
Zoals u kunt zien is in ons voorbeeld de vergoeding onder de nieuwe regeling lager. Bij ons voorbeeld is het kantelpunt 10 kilometer. Bij een woon-werk afstand enkele reis van niet meer dan 5 kilometer zal de totale vaste vergoeding onder de nieuwe regeling gunstiger uitvallen. Vanaf 6 kilometer enkele reis valt de vergoeding onder de huidige regeling hoger uit.
Bent u van plan om een vaste reiskostenvergoeding en een vaste thuiswerkvergoeding te combineren? Dan adviseren wij om de afspraken schriftelijk vast te leggen om de vaste onbelaste thuiswerk- en/of reiskostenvergoeding aannemelijk te kunnen maken. Overigens zal een incidentele afwijking van de afgesproken verhouding thuiswerken en werken op een vaste werkplek niet leiden tot een aanpassing van de vaste vergoeding. Als een meer structurele wijziging van de afspraken plaatsvindt moet de vaste vergoeding wel worden aangepast.