Eindheffing werkkostenregeling

21 december 2021

De eindheffing van de werkkostenregeling (WKR) dient uiterlijk in de loonaangifte van februari 2022 verwerkt te worden als de vrije ruimte is overschreden.

Wat is de WKR?
In principe is het uitgangspunt dat alles wat een werkgever vergoedt of verstrekt loon vormt behalve als een specifieke vrijstelling geldt, zoals een gerichte vrijstelling en een nihilwaardering. Daarnaast is per werkgever een vrije ruimte beschikbaar voor vergoedingen en verstrekkingen waarover geen loonheffing hoeft te worden afgedragen. Binnen de vrije ruimte mag er dus onbelast vergoed worden. Het totale bedrag van alle vergoedingen en verstrekkingen aan alle werknemers samen moet binnen de vrije ruimte blijven. Over het bedrag boven de vrije ruimte geldt een eindheffing van 80%.

Tijdelijke verhoging in 2021
In 2020 en 2021 is de vrije ruimte wegens de coronacrisis verruimd door voor de eerste € 400.000 aan fiscale loonsom, 3% als vrije ruimte aan te merken. Over het meerdere wordt gerekend met 1,18%. Voor 2022 geldt voor de eerste € 400.000 een percentage van 1,7% in plaats van 3%.

Gerichte vrijstelling en nihilwaardering
Gericht vrijgestelde vergoedingen gaan niet ten koste van de vrije ruimte, zoals bijvoorbeeld reiskosten tot 19 cent per kilometer, maaltijden bij overwerk e.d.. Dit geldt ook voor nihilwaarderingen; voor bepaalde zaken geldt het zogeheten noodzakelijkheidscriterium. Het privégebruik is voor deze zaken niet meer van belang en kunnen belastingvrij worden verstrekt, zoals bijvoorbeeld een zakelijke smartphone of tablet.

Geeft een werkgever aan zijn werknemers bijvoorbeeld een kerstpakket, dan komt de waarde hiervan (inclusief btw) ten laste van de vrije ruimte. Het is van belang om deze voordelen tijdig aan te wijzen als eindheffingsloon. Dit betekent dat u als werkgever uiterlijk op het moment van vergoeden of verstrekken bepaalt dat die vergoeding of verstrekking tot het eindheffingsloon behoort. Het aanwijzen van eindheffingsloon kan blijken uit de administratie. Dit kan niet met terugwerkende kracht gedaan worden, behalve bij een vergissing.

Gebruikelijkheidstoets

Om vergoedingen en verstrekkingen als eindheffingsloon te kunnen aanwijzen mogen die vergoedingen en verstrekkingen niet meer dan 30% afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is.
Is de afwijking groter, dan mag de werkgever het meerdere niet aanwijzen als eindheffingsloon. Dat deel wordt dan als loon belast bij de werknemer.
De gebruikelijkheidstoets zorgt voor onduidelijkheid in de praktijk. De Belastingdienst beschouwt echter alle vergoedingen en verstrekkingen van maximaal € 2400,- per persoon  per jaar als gebruikelijk. De afwijking van 30% geldt niet voor dit bedrag.
Let op: het bedrag van € 2400,- geldt in alle redelijkheid. Dit bedrag geldt bijvoorbeeld niet voor zover het loon van de werknemer lager is dan de bedragen waar hij recht op heeft volgens de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag, of als stagiair.

Eindheffing

Over het bedrag waarmee de vrije ruimte wordt overschreden, betaalt de werkgever 80% eindheffing. Deze kan per aangiftetijdvak of eens per jaar, uiterlijk in de aangifte over februari van het volgende jaar, worden aangegeven.

Heb je vragen over de WKR of andere fiscale vragen? Neem gerust contact met ons op.