Het is heel normaal dat werknemers namens hun werkgever aankopen doen. Denk aan het inslaan van kantoorartikelen, boodschappen voor een cateringbedrijf of materialen voor een klus. Maar wat als je zonder slechte bedoelingen iets extra’s meepakt, zoals koopzegels? Een recente uitspraak laat zien dat zo’n fout grote gevolgen kan hebben, zelfs als er geen sprake is van opzettelijke fraude.
Wat is er gebeurd?
Een werknemer van een cateringbedrijf werd op staande voet ontslagen omdat hij bij het doen van boodschappen bij Albert Heijn zijn eigen bonuskaart gebruikte en koopzegels kocht. Die zegels werden betaald door zijn werkgever, maar de werknemer gebruikte ze voor zijn privéboodschappen. In negen maanden tijd leverde hem dat ruim €1.800 op.
De man gaf aan dat hij niet wist dat de zegels betaald moesten worden en dacht dat het een gratis spaarsysteem was. De rechter geloofde hem, maar vond toch dat hij ontslagen mocht worden. De reden? De werknemer had beter moeten weten. Op de bonnen stond steeds een hoger bedrag dan het subtotaal van de boodschappen, en bovendien heten de zegels ‘koopzegels’. Dat had een waarschuwingssignaal moeten zijn. Bovendien werd de werkgever benadeeld zonder dat de werknemer dat in de gaten had, wat volgens de rechter niet als excuus kon dienen.
Waarom is deze uitspraak belangrijk?
Dit vonnis benadrukt dat een werknemer, zelfs als hij zich niet bewust is van zijn fouten, verantwoordelijk blijft voor zijn handelen. Werkgevers mogen vertrouwen op de integriteit van hun personeel en wanneer dit vertrouwen wordt geschaad, kan ontslag op staande voet gerechtvaardigd zijn.
De rechter vond het vooral relevant dat de werknemer veelvuldig met zakelijke boodschappen koopzegels verzamelde en daarvan privéprofijt had. Dit werd als ernstig onzorgvuldig en schadelijk voor de werkgever beschouwd. Bovendien liet de rechter weten dat werkgevers niet kunnen worden verplicht om álle kassabonnen nauwkeurig na te pluizen op dit soort onregelmatigheden.
Belangrijke lessen voor werknemers en werkgevers
Deze zaak benadrukt hoe belangrijk het is om duidelijke afspraken te maken over inkopen en hoe deze worden verwerkt. Ook als een werknemer zich niet bewust is van benadeling, kan dit toch als een dringende reden voor ontslag worden gezien.
Wat kun je als werkgever doen?
- Maak schriftelijke afspraken over hoe zakelijke inkopen moeten worden gedaan en stel een interne controleprocedure in voor het declareren van uitgaven;
- Geef duidelijk aan of werknemers gebruik mogen maken van spaarsystemen of kortingen;
- Controleer regelmatig de administratie en wees alert op onregelmatigheden;
- Zorg voor een heldere boekhouding en betrek je medewerkers bij transparant beleid over inkopen.
Voorkom juridische problemen: leg afspraken vast!
Wat deze zaak laat zien, is dat misverstanden kunnen leiden tot verstrekkende gevolgen, zoals ontslag op staande voet en juridische procedures. Het is dus van groot belang om als werkgever en werknemer afspraken schriftelijk vast te leggen. Zo voorkom je onduidelijkheden en mogelijke geschillen.
Vragen of advies nodig?
Wil je meer weten over de juridische gevolgen van inkopen door werknemers? Of heb je hulp nodig bij het opstellen van duidelijke afspraken? Neem dan contact op met ons via ln.wal-xat-oilisnoc@xkirdneh.euqinad. Wij helpen je graag verder!