Bij het aannemen van een nieuwe medewerker is het cruciaal om de identiteit te controleren. Dit is niet alleen een wettelijke verplichting, maar het helpt ook om ervoor te zorgen dat je als werkgever de juiste mensen aanneemt voor je bedrijf. In deze blog zullen we uitleggen waarom dit zo belangrijk is en hoe je dit het beste kunt aanpakken.
Waarom identiteitscontrole?
Op het moment dat je een nieuwe werknemer in dienst neemt, wil je natuurlijk weten of jouw werknemer daadwerkelijk de persoon is zoals hij/zij zich voorstelt. Op deze manier kunt je vervolgens controleren of de werknemer ook in Nederland mag werken. Deze controle beschermt niet alleen je als werkgever, maar het houdt ook je bedrijf in lijn met de wet- en regelgeving.
Welke documenten zijn geldig?
Volgens de Wet op de identificatieplicht zijn er verschillende documenten die geldig zijn als legitimatiebewijs. Dit omvat onder andere Nederlands paspoort, Nederlandse identiteitskaart, Gemeentelijke identiteitskaart, Nationaal paspoort en identiteitsbewijs van een land van de Europese Economische Ruimte (EER), (Elektronisch) W-document (voor asielzoekers), Verblijfsdocument van de Vreemdelingendienst I tot en met IV of de EU/EER, Nationaal paspoort van een land buiten de EER met een geldige sticker voor verblijfsaantekening, Vluchtelingenpaspoort, Vreemdelingenpaspoort, Diplomatiek paspoort en Dienstpaspoort. Een rijbewijs is echter niet voldoende, omdat het geen informatie bevat over nationaliteit en verblijfsstatus.
Hoe controleert je de identiteit?
Bij indiensttreding moet je het originele identiteitsbewijs van de werknemer controleren op echtheid en geldigheid. Dit betekent controleren of het document nog geldig is, onbeschadigd is en of de informatie zoals handtekening, pasfoto en uiterlijke kenmerken overeenkomt met de werknemer. Maak vervolgens een kopie van het identiteitsbewijs en bewaar deze in je administratie. Later in deze blog komen we terug op de bewaartermijn.
Wat als er twijfel is?
Als je twijfelt aan de echtheid van het document kun je werknemer verzoeken om een ander legitimatiebewijs voor te leggen. Blijft de twijfel bestaan, dan is het verstandig om de werknemer niet aan te nemen. Het is beter om voorzichtig te zijn dan later geconfronteerd te worden met mogelijke sancties.
Identificatieplicht voor uitzendkrachten
Huurt je als bedrijf uitzendkrachten in? Dan gelden er andere regels. Als je een uitzendkracht inhuurt, moet je ook zijn originele identiteitsbewijs controleren voordat hij bij je aan de slag gaat. Je mag echter geen kopie van het identiteitsbewijs in je administratie bewaren, omdat het uitzendbureau de werkgever is van de uitzendkracht. Maar als de ingehuurde arbeidskracht een nationaliteit heeft van buiten de EER, moet je dit wel voor vijf jaar doen. Let hierbij op dat voor vreemdelingen aanvullende regels gelden om in Nederland überhaupt te mogen werken.
Bewaarplicht identiteitsgegevens
Als werkgever ben je verplicht een kopie van het identiteitsbewijs van de werknemer te bewaren in je administratie. Hiervoor geldt een bewaartermijn van minstens vijf jaar nadat het dienstverband is beëindigd. Dit helpt bij het aantonen van naleving van de identificatieplicht. Houd hierbij rekening dat het tussentijds vervangen van het geldige ID-bewijs niet is toegestaan. Het is namelijk van belang dat je als werkgever kunt aantonen dat het oorspronkelijke document is vastgesteld en gecontroleerd is.
Sancties bij schending van de regels
Als je als werkgever niet voldoet aan de identificatieplicht, kunnen er verschillende sancties worden opgelegd, afhankelijk van de ernst van de overtreding. Dit kan variëren van het toepassen van het anoniementarief (dat kan leiden tot een sterk verlaagd loon voor de werknemer en aanzienlijk hogere werkgeverslasten), tot boetes voor het laten werken van buitenlandse werknemers zonder de juiste vergunningen.
Identificatie op de werkplek en zorgplicht werkgever
Werknemers moeten zich altijd kunnen identificeren op de werkplek. Bij controles door instanties zoals de Arbeidsinspectie of de Belastingdienst moet een geldig identiteitsbewijs worden getoond. Een geldig rijbewijs is ook toegestaan. Als een werknemer geen identificatie kan tonen, kan dit leiden tot boetes en zelfs tot politieonderzoek. Het is belangrijk dat je als werkgever je werknemers wijst op deze identificatieplicht. Wijs hen erop dat ze altijd een geldig identiteitsbewijs moeten hebben, zelfs tijdens het werk.
Conclusie
Werkgevers mogen alleen werknemers laten werken als hun identiteit bekend is. Zorg ervoor dat je altijd voldoet aan de verificatieplicht voordat je iemand laat werken. Het controleren van de identiteit van nieuwe medewerkers is van vitaal belang voor elk bedrijf. Het beschermt niet alleen tegen mogelijke fraude, maar zorgt er ook voor dat je voldoet aan de wet- en regelgeving. Zorg ervoor dat je als werkgever altijd de identiteitsgegevens van je werknemers nauwkeurig controleert en bewaart.